Laporan

Pengertian

     Laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepda seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya. Dimana informasi yang diberikan mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselediki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikir dan tindakan yang akan diambil. Dalam laporan yang ditulis hanya penyampaian hal-hal yang esensil, hal-hal yang pokok yang bertalian dengan tugasnya, sehingga orang yang menerima laporan itu segera mengetahui maslahnya, dan dapat segera mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

     Bentuk laporan pun beraneka ragam. Ada yang berbentuk isian formulir-formulir yang standar, surat, dsan ada pula yang berbentuk buku. Terdapat dua jenis laporan yang biasanya di pakai, yakni laporan yang dibuat untuk dunia usaha dan laporan yang dibuat untuk dunia pendidikan. Pada dasarnya, kedua jenis laporan ini sama saja namun tetap ada perbedaan yang sangat penting. Laporan untuk kepentingan usaha akan memfokuskan pada sebuah pertanyaan, "bagaimana supaya laporan itu cocok dengan kebutuhan mereka yang menerima laporan tersebut?", sedangkan untuk kepentingan pendidikan tidak dibayangi dengan pertanyaan seperti itu. Maka hasilnya pun akan lebih kompleks untuk dunia usaha dibandingka untuk dunia pendidikan.

Dasar-Dasar Laporan

a. Pemberi Laporan

    Meliputi perseorangan, perorangan atau badan usaha. Misalkan yang dibuat oleh perseorangan yaitu laporan yang dibuat oleh seorang mahasiswa yang ditugaskan untuk meneliti suatu obyek tertentu oleh dosennya.

b. Penerima Laporan

    Merupakan orang atau badan yang menugaskan adanya pembuatan laporan tersebut. Dalam contoh diatas yang bertindak sebagai penerima laporan adalah dosen.

c. Tujuan Laporan

    Pada umumnya, laporan itu bertujuan untuk mengatasi suatu masalah, mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui emajuan dan perkembangan suatu masalah (kaitannya mengadakan pengawasan dan perbaikan), menemukan teknik-teknik baru, dan sebagainya.

Sifat Laporan

     Baik atau buruknya suatu laporan tergantung dari keberhasilannya dlam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan. Laporan yang baik juga harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas sehingga dapat memberikan pengeritan yang tepat, bukan kesan atau sugesti. Laporan juga harus mengandung imaginasi, meliputi masalah : pelapor harus tahu secara tepat seiapa yang akan menerima laporan itu. Berapa dalam pengetahuannya mengenai soal yang dilaporkan, dan sebagainya.

    Laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit. Hal ini bertujuan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu. Tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang. Selain itu juga laporan harus disajikan secara menarik yang bertujuan dapat menarik perhatian penerima lapora yang biasanya ditimbun kesibukan.

Macam-Macam Laporan

a. Laporan berbentuk Formulir Isian

    Bentuk laporan ini berupa formulir isian yang telah disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepada tujuannya dan biasanya terdiri dari angka-angka.

b. Laporan berbentuk Surat

    Bentuk ini paling umum dipergunakan karena lebih mudah. Bentuknya sama seperti surat biasa pada umumnya. Hanya saja jika kita menggunakan bentuk ini dituntut untuk menguasai nada dan pendekatan yang bersifat pribadi dalam hal menyusun perkatanya.

c. Laporan berbentuk Memorandum

    Bentuknya seperti surat memo biasanya, singkat, padat, dan jelas.

d. Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan

    Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha. Sedangkan, laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

e. Laporan Berkala

    Laporan yang dibuat dalam jangka waktu tertentu. Jika laporan ini dibuat berkaitan dengan sebuah proyek, maka bisa dinamakan juga laporan perkembangan.

f. Laporan Laoratoris

   Merupakan laporan yang menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukna dalam laboratoria. Dimana laporan ini dibuat tanpa refrensi mengapa laporan itu dibuat dan menerapkan masalah-masalah khusus di dalamnya. Unsur-unsur paling penting dalam laporan ini, meliputi :

1. halaman judul;

2. obyek, atau tujuan;

3. teori: menyangkut teori mana yang diterapkan;

4. metode: yang dimaksud adalah prosedur yang ditempuh;

5. hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan dengan menggunakan metode;

6. diskusi atas hasil

7. kesimpulan;

8. apendiks;

9. data asli.

g. Laporan Formal dan Semi-Formal

    Laporan formal merupakan laporan yang memenuhi persyaratan-persayaratan tertentu. Jika terdapat satu atau dua syarat tidak terpenuhi, maka laporan tersebut dinamankan laporan semi-formal. Jika tidak memenuhi semua persyaratan, maka disebut laporan non-formal. Bila laporan bersifat pribadi dinamakan laporan tak resmi atau laporan informil.

Struktur Laporan Formal

a. Halaman Judul

    Pertama-tama, berisi tentang pokok atau topik laporan, kedua, orang atau badan yang akan menerima laporan, ketiga, orang atau badan yang membuat laporan, dan keempat, penanggalan laporan. Halaman judul hanya merupakan suatu label, sebuah etiket pengenal. Oleh karena itu, jangan mempergunakan judul yang terlalu panjang.

b. Surat Penyerahan

    Berfungsi sebagai Kata Pengantar pada sebuah buku. Sifat dan panjangnya berbeda-beda sesuai tujuan dan topiknya. Di pihak lain, Surat Penyerahan bisa menggantikan kedudukan Kesimpulan sebuah laporan. Biasanya mengandung fakta yang minimal untuk membangkitkan perhatian pembaca laporan. Karena surat penyerahan ini merupakan bentuk komunikasi bersifat pribadi dari penulis kepada penerima laporan, maka penulis dapat mempergunakannya juga untuk menyampaikan ucapan terima kasih kepada orang-orang yang telah memberikan bantuan dalam penyusunan laporannya tersebut.

c. Daftar Isi

    Sama halnya dengan daftar isi buku yang memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan.

d. Ikhtisar dan Abstrak

    Ikhtisar (summary) merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan sautu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat. Sementara itu, Abstrak (abstract) adalah suatu bagian uraian yang sangat singkat (panjangnya kurang dari enam atau delapan baris). Perbedaan keduanya ditinjau dari unsur-unsur pembentuk tema. Dimana abstrak hanya mengandung topik persoalan, sedangkan ikhtisar mengandung topik persoalan dan tujuan yang akna dicapai melalui topik tadi.

e. Pendahuluan

    Merupakan suatu hal-ihwal yang melatar belakangi seseorang membuat sebuah laporan. Judul Pendahuluan dapat dibagi-bagi atas beberapa judul bawahan yang masing-masing dijelaskan lebih lanjut alam satu atau dua alinea. Judul bawahan tersebut melilputi : Maksud dan Tujuan, Luas Lingkup, Sumber Informasi, Autorisasi, kapan tugas dilaksanakan dan waktu pelaksanaannya.

f. Isi Laporan

   Isi laporan menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang berhubungan langsung dengan persoalan tersebut yang meliputi : hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satua tugas melaksanakan kewajibannya, semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalahnya, pembahasan dan hasil pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan.

g. Kesimpulan dan Saran

    Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis, sebaliknya saran-saran merupakan langkah atau alternatif-alternatif mana yang dapat diambil agar masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya.

h. Bagian Pelengkap

    Pada umumnya, kesimpulan dan saran merupakan bagian terakhir dalam sebuah laporan yang berati laporan tersebut sudah selesai dibuat. Tapi, seringkali ada beberapa tambahan yang dianggap perlu untuk melengkapi laporan itu, meliputi : Lampiran-lampiran, Surat Tugas, Foto-foto, dan sebagainya.

Bahasa Laporan

     Bahasa laporan yang digunakan sudah pasti harus bahasa yang baik, jelas dan sopan sesuai dengan EYD. Bahasa yang baik dalam artiannya bahasanya jelas dan teratur agar dapat dipahami oleh pembaca dan tidak menggunakan banyak kata kiasan dalam sebuah laporan sehingga menimbulkan makna ambigu.

Laporan Buku

    Laporan ini bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buu yang diwajibkan atau yang dianjurkna, serta meningkatkan kemampuan mereka dalam memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buku tida perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal dan juga berbeda dari laporan-laporan lain karena tidak diperlukan oleh penerima laporan. Oleh karena itu cukup terdiri dari : Judul, Pendahuluan, Isi, Kesimpulan dan Saran.